正しい会議の在り方

どーも、pingpanです。

 

最近、個人的にホットな話題が会議の在り方。

うちの社内でも無駄な会議をやめましょう!会議をちゃんとしよう!!という意識が高まってきて、それはいい感じになっているのですが、ちょっと気になる点が・・・

それは、「会議の時間は1時間まで!!」とか「長い会議をなくせ!!」って、なんか会議の時間が長いことが「悪」って感じになっている点。

だから、会議のホスト役の人も「今回の会議は1時間ぽっきりでやります!」みたいなことを強調して言い出している。

 

いやいや、別に時間は関係ないでしょう・・・

そりゃ、無駄な会議を無駄に長々とやるのは悪ですが、必要な会議であれば2時間やっても3時間やってもいいじゃないでしょうか。

今の感じだと、意味のない会議でも10分だったらOKみたいな感じだから、なんかそもそも会議の在り方の本質を見失っている気が・・・。

10分でも目的のわからない会議であれば、それは無駄なのである。

 

ということで、会議のあるべき姿をおさらいしておくと、一言でいえば

「何をしたい会議なのかが、参加者全員がわかっていて、その通りに進んでいる」

ということになるでしょう。

そのためにも、会議のホスト役の人に欠かせないのは

  • 事前準備
  • 会議の進行
  • クロージング

この3つをいかに適切にやるかということになります。

 

では、ホストが事前準備としてやらなければならないことは何か。。。。

これは4つのことを決める。つまり

  • 会議をやる目的
  • 会議をやる場所
  • 会議をやる時間
  • 会議に参加する人

を、決めるというところでしょうか。

特に重要なのは、目的と人。

目的は、もはや言わずもがな。これが決まってないのに集まる会議ほど時間の無駄はなし。

目的が決まれば、その会議の種類、たとえば「報告系」なのか「議論系」なのか「ブレスト」なのかなどの会議のイメージが見えてくるので、そこから適切な場所や時間を算出しましょう。

意外と見落としがちなのが人。

必要な人を適切に選ぶことが重要。

よくやるミスは、「会議に必要な人が参加してなくて決まるものも決まらなかった」や、「必要ない人が参加したために議論の空気が壊れてしまって会議自体が意味のないものになった」というところ。

こうならないためにも、適切な人を的確に選ぶという部分はホスト役にとって非常に重要な準備です。

 

以上のことが決まればもう会議は8割がた成功したもの。

あとは、会議を適切に運営していく。

会議にまつわる本なんかを読んでいると、今の議論が「収束」なのか「発散」なのかをきっちり宣言しておくことが重要なんてことが書いてます。

よく議論を収束させているときに突拍子もないことをいって発散させようとする人がいて無駄に時間が延びてしまうなんてことがありますが、そうしたことが起きないように、参加者に今の議論がどういう状況なのかを適切に伝えていきましょう。

この部分さえ抑えておけば、まぁまぁうまくかじ取りはできるように思います。

 

あとは、クロージング。

周知すべきものがあれば周知して、宿題があれば期限と担当者を明確にして・・・など、この会議でもっとも伝えたかった部分をおさらいしましょう。

 

こんな感じで進めていけば、参加者も納得の会議ができると思います。

 

だいたい文句の出る会議は準備段階で何かが抜けていることが大半です・・・準備さえきっちりできれば、多少中身がぐちゃぐちゃなってもなんとかなるものです。(これは言い過ぎかな・・・ww)

 

っていう話を、打ち合わせの場で言ってやろうと思いましたが、これはこれで長々と自己満足な話をしそうだったので、ブログの場だけにとどめておきました。

 

というわけで、今日は以上。

 

[参考文献]

1回の会議・打ち合わせで必ず結論を出す技術